• Главная
  • Планирование и организация работы — ключ к дальнейшему саморазвитию

Планирование и организация работы — ключ к дальнейшему саморазвитию

Не всем понятно, для чего нужно планировать свой рабочий день. Ведь каждый человек и без планирования знает, какие функции он выполняет, и какие дела ему предстоят. Многие не видят смысла в составлении планов на день, поскольку всегда есть неожиданные поручения, способные спутать все заранее намеченные пункты.

Если сравнивать двух работников, выполняющих одинаковые функции и имеющих одинаковые способности, можно обнаружить, что объемы и качество выполняемой ими работы различны. Один сотрудник успевает решить и текущие, и стратегические задачи, второй — не успевает выполнять даже срочные поручения, и вынужден все время оставаться после работы. Лучшие результаты покажет тот, кто более организован. То есть тот, для кого процесс планирования является ежедневной обязанностью и потребностью. Наличие плана даже на психологическом уровне заставляет человека мобилизоваться. У него есть зафиксированная цель, и появляется внутренняя потребность в ее достижении.

Ежедневное планирование рабочего времени — полезный навык успешного человека. Планируя свой рабочий день, он всегда знает, какие дела ему необходимо выполнить и успевает сделать больше, чем тот, у кого никакого плана нет. Этот навык полезен для повышения личной эффективности любого сотрудника, рабочий день которого состоит из множества дел, как запланированных, так и спонтанных.

Методы планирования работы

Чаще всего на практике используют следующие методы планирования:

— принцип Парето;

— АВС-планирование;

— Метод Эйзенхауэра.

Принцип Парето определяется соотношением 80:20. Согласно ему, 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. Этот принцип применительно к планированию процесса работы будет означать, что рабочий день следует начать с выполнения наиболее важных задач. В этом случае, затратив 20% рабочего времени можно выполнить 80% ежедневных заданий.

АВС-планирование заключается в расстановке приоритетов по степени убывания важности. Приоритетным делам присваивается категория А, менее приоритетным — категория В, наименее значимым — категория С. То есть, сначала следует выполнять самые приоритетные задачи, а потом те, приоритет которых ниже.

Метод Эйзенхауэра также применяется при планировании для определения степени важности поставленных задач с учетом отведенного для их выполнения времени. Порядок выполнения рабочих дел будет следующим:
 — сначала выполняются срочные и самые важные задания;
 — затем — срочные, но менее важные;
 — после этого — важные, но не очень срочные;
 — в последнюю очередь выполняются несрочные и неважные дела.

Как планировать эффективно?

Планирование и организация работы выполняется сотрудником. Не руководитель, а работник должен ставить себе задачи. В этом случае он ставит перед собой цели самостоятельно, действует в том направлении, который выбирает сам. Как правило, процент выполненных задач при самостоятельном планировании оказывается выше, чем при выполнении общего рабочего плана, разработанного руководителем.

Существует система планирования работы, опробованная на практике и обеспечивающая оптимальное использование рабочего времени. Это набор принципов, следуя которым человек может составить грамотный, реалистичный и выполнимый план.

Прежде всего, определите, что нужно включить в ежедневный план. Он должен составляться с учетом стратегического плана, разработанного на полгода или год. Планирование на каждый день учитывает все дела, намеченные к выполнению, как непосредственно касающиеся работы, так и второстепенные. Например, поздравление коллеги с днем рождения. Кроме тех пунктов, выполнения которых ждет руководитель, в план нужно вносить и личные дела. Это необходимо для личного развития и создания положительного имиджа.

При планировании работы большие задачи, для решения которых потребуется несколько дней или недель, нужно разбить на этапы и выполнять их последовательно. Для каждого из этапов установите дату исполнения. Составьте план на ближайший день, включив в него и подзадачи. Для составления плана можно воспользоваться обычным бумажным ежедневником или специальной программой.

Цель планирования работы — не выполнение пунктов плана любой ценой, а своевременное и качественное исполнение приоритетных задач и срочных заданий. Поэтому список намеченных к выполнению дел необходимо рассортировать и расположить пункты по мере убывания приоритетности. В процессе планирования можно одновременно пользоваться несколькими методами.

Например, высший приоритет получают дела с фиксированным сроком выполнения и задачи, для решения которых нужно затратить больше усилий. Вторыми по степени важности станут ежедневные обязательные к исполнению дела и те задачи, сроки исполнения которых намечены на ближайшие дни. Низший приоритет при ежедневном планировании имеют второстепенные дела, неисполнение которых не будет иметь значимых отрицательных последствий.

Правила планирования дня

Так же, как и планирование работы предприятия, планирование рабочего дня отдельного сотрудника должно происходит по правилам. Следование им поможет обеспечить исполнение намеченных планов в комфортном для вас режиме.

  1. Распланируйте не более 70% своего рабочего времени. Это позволит спокойно выполнять срочные внеплановые задания и не нервничать, если вам придется отвлекаться от исполнения плана.
  2. Не включайте в ежедневный план более трех важных и срочных заданий одновременно. Ограничьте общее количество пунктов плана десятью.
  3. Формируйте однотипные дела в блоки. Это поможет выполнять их, воспользовавшись единым алгоритмом, что сократит время исполнения.
  4. Процесс планирования перенесите на вечер предыдущего дня. У вас останется время, чтобы, при необходимости, внести в план корректировки.
  5. Планирование сложных дел осуществляйте с учетом своих биоритмов. Кто-то отличается повышенной работоспособностью с утра, кто-то — в обед, а кто-то наиболее продуктивно работает вечером.
  6. Не начинайте выполнять новую задачу до того, как закончите уже начатую работу. Если пришлось прерваться — вернитесь и завершите начатое.
  7. Не откладывайте выполнение внепланового задания, если сделать его можно за несколько минут.
  8. Делайте перерывы каждый час, не оставаясь на рабочем месте. Посвятите перерывы легкой разминке, это поможет «освежить» голову.
  9. Не путайте планирование с достижением целей, не ставьте перед собой задачи и не намечайте объемы, с которыми будет сложно справиться.
  10. Если остались невыполненные дела, не утратившие своей актуальности, перенесите их в план на следующий день.
  11. Организуйте свое рабочее место таким образом, чтобы работать было комфортно.

Вывод — планирование на каждый день — полезный и необходимый навык. Это способ самоорганизации и саморазвития, гарантия того, что вы сможете работать эффективно. Предложенная система планирования работы поможет понять основные принципы тайм-менеджмента и успешно использовать эти знания на практике.

Источник: https://www.hr-director.ru/article/67091-planirovanie-rabochego-dnya-18-m4